La agenda viva del evento, y el aviso 15 minutos antes

El PDF de la agenda es una de las grandes mentiras de la industria de eventos. Se diseña con dos semanas de anticipación, se imprime, y queda desactualizado el martes anterior cuando un orador avisa que no llega. El día del evento hay tres versiones dando vueltas y nadie sabe cuál es la buena.

Y aun cuando está bien, no sirve. Nadie abre un PDF de nueve páginas en un celular parado en un pasillo para averiguar qué charla empieza ahora.

El dolor: la agenda existe pero no llega a tiempo

Para el organizador, la agenda es el documento que más veces se rehace y el que peor se distribuye. Cada cambio implica reeditar, reexportar, reenviar y esperar que la gente abra el mensaje nuevo en vez del viejo. Y a la hora de la verdad, la charla que tanto costó conseguir arranca con la sala a medio llenar — no porque no interesara, sino porque la gente estaba en el café sin saber que había empezado.

Para el asistente, el problema es más simple y más frustrante: se pierde las charlas que quería ver. No por desinterés. Porque estaba conversando, porque perdió la noción del tiempo, porque el programa impreso quedó en la silla. Se enteró a las 15:20 de que la charla de las 15:00 era la que le importaba.

El valor de una agenda no está en la información. Está en que llegue en el momento exacto en que sirve.

Qué lanzamos: la agenda viva del portal

La agenda vive dentro del portal del evento, que se abre en el navegador del teléfono: no hay nada que descargar, ni una tienda de apps por la que pasar. Cuando el organizador cambia un horario, cambió para todos, en el momento. No hay versiones.

Y está construida para usarse parado, con una mano, en un pasillo:

• Buscador por charla, orador o sala.
• Filtros por día, para eventos de más de una jornada.
• Filtros por sala, cada una con su color propio. Los colores se asignan en el orden en que aparecen las salas, así que la sala principal siempre se lleva el primer color y la lectura se vuelve muscular después de la segunda vez.
• Filtro por orador, que aparece solo cuando tiene sentido: con menos de dos oradores no hace falta, y con más de veinte la fila de chips se vuelve inmanejable en un celular. Ahí manda el buscador.
• Tres vistas: todas las charlas, la agenda armada por IA y Mi agenda, la propia.

Cada charla se abre en una ficha con su descripción, sus oradores, su sala y su flyer, si el organizador lo subió.

El detalle que nadie elogia

Los colores de sala no se eligen: se asignan en el orden en que las salas aparecen en el programa. La sala principal, que casi siempre abre la jornada, se lleva siempre el primer color. Suena trivial, y es lo que hace que a la segunda vez que abrís la agenda ya no leas el nombre de la sala: te alcanza con el color.

Y los bloques que no son charlas —el café, el almuerzo, la acreditación— quedan fuera del selector de salas. Están en la agenda porque forman parte del día, pero no son una sala donde pasan cosas, y meterlos en el filtro sólo agrega ruido.

El aviso que cambia las salas: 15 minutos antes

Esta es la función que más impacto tiene sobre la ocupación de las salas, y es de una sola línea: al asistente le llega un aviso al teléfono unos quince minutos antes de que empiece la charla.

No es un mail que no va a abrir. No es la notificación de una app que no instaló, porque no instaló ninguna. Es un aviso corto que aparece donde la persona ya está mirando:

⏰ Panel: el futuro del riego empieza a las 15:00 (~15 min) 🎤 María Fernández 📍 Sala Ágora

¡Te esperamos! 🙌

Cada línea debajo del título es condicional. Un evento donde el organizador cargó solo el título recibe un mensaje limpio de dos líneas, no un formulario con huecos. Y la descripción se recorta a unas tres líneas cortando en palabra: el objetivo es que la hora y la sala se lean de un vistazo, no enterrarlas bajo un muro de texto.

El 🔔 es el control de volumen

Acá tomamos una decisión que va contra el instinto de todo producto de notificaciones.

El aviso llega a todos los asistentes del evento, no solo a los que se anotaron a esa charla. Porque el objetivo no es recordarle algo a quien ya lo tenía agendado: es que se entere el que no sabía.

Pero eso hace que cada aviso sea caro en atención. Por eso el control es por charla: en la agenda del panel, cada charla tiene una casilla 🔔 Recordatorio 15 min antes. El organizador marca solo las que valen la pena interrumpir.

Y para que esa decisión sea informada, el panel le muestra la cuenta antes de que ocurra: cuántas charlas están marcadas, por cuántos asistentes, y cuántos mensajes son en total. También cuánta gente está en condiciones de recibirlo ahora mismo. El volumen deja de ser una sorpresa.

Lo que hay debajo, que es donde se rompen estas cosas

Un recordatorio que sale a todo el padrón de un evento es fácil de prometer y difícil de hacer sin arruinar el canal por el que sale. Algunas de las decisiones que lo sostienen:

• Se respeta siempre el pedido de no recibir avisos. Quien lo pidió no recibe nada, y esa exclusión se aplica en un solo lugar del código para que nunca se desincronice entre funciones. Una baja que funciona en una pantalla y no en otra no es una baja.
• Se envía en tandas, no todo de golpe, con pausa entre una y otra. Una ráfaga de cientos de mensajes en el mismo segundo es lo que hace que cualquier canal de mensajería te marque, y el canal es un recurso que se pierde una sola vez.
• Nadie recibe más de un recordatorio cada diez minutos. Si el organizador marcó cuatro charlas simultáneas, el asistente recibe una, no cuatro.
• Los bloques que no son charlas quedan afuera. El café, el almuerzo y la acreditación no disparan avisos aunque estén en la agenda.
• Si el canal entra en zona de riesgo, el sistema se apaga solo y avisa por mail. Preferimos perder un recordatorio antes que perder el canal para todo el evento.

Por qué cambia el evento

Para el asistente, el cambio es que deja de perderse cosas. Es, literalmente, el dolor que dio origen a Circli: estar a metros de lo que te importaba y no enterarte. Un mensaje a tiempo lo resuelve.

Para el organizador, el cambio se ve en la sala. Las charlas empiezan más llenas, la gente vuelve del café a horario, y los oradores —que muchas veces vinieron gratis a cambio de audiencia— reciben lo que se les prometió.

Y hay un beneficio silencioso: se terminan las tres versiones del PDF. Hay una sola agenda, es la del portal, y siempre está bien.

Cómo se activa

La agenda viene con el portal. Los recordatorios son un interruptor en los ajustes del evento, y después se elige charla por charla con el 🔔.

Un consejo: marcá pocas. La tentación de marcarlas todas es enorme y es el error clásico. Un asistente que recibe ocho avisos en un día deja de leer el noveno — y probablemente se dé de baja, que lo saca de todos los avisos del evento, no sólo de los que te sobraban. La baja es una puerta de una sola dirección: se cruza en dos segundos y no se vuelve.

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